W tym wpisie
Nocleg warto zapewnić przede wszystkim gościom, którzy przyjeżdżają z daleka, i tym, dla których powrót w nocy byłby trudny, na przykład starszym osobom albo rodzinom z dziećmi. Nie ma obowiązku płacenia za wszystkie pokoje: możecie opłacić nocleg wybranym gościom, a pozostałym zarezerwować pokoje, za które zapłacą sami. Najważniejsze, żeby goście wiedzieli to z zaproszenia, a Wy mieli listę, kto i na ile nocy zostaje.
Komu zapewnić nocleg
Zacznijcie od listy gości i zaznaczcie przy każdym zaproszeniu, czy nocleg będzie potrzebny. Zwykle dotyczy to:
- gości spoza miasta, którzy po północy nie mają jak wrócić,
- starszych osób, dla których długa podróż w nocy jest męcząca,
- rodzin z małymi dziećmi, które będą chciały wyjść wcześniej i położyć dzieci spać,
- świadków i najbliższej rodziny, jeśli następnego dnia są poprawiny.
Goście z okolicy pewnie wrócą do domu, ale jeśli sala jest daleko od miasta, zapytajcie i ich.
Kto płaci za nocleg
Nie ma jednej zasady. Możecie wybrać jeden z trzech sposobów:
- Płacicie za wszystkie pokoje, które zarezerwowaliście dla gości. Najwygodniejsze dla gości, ale to duży koszt w budżecie.
- Płacicie za część, na przykład za rodzinę albo gości z bardzo daleka, a pozostałym rezerwujecie pokoje na ich koszt.
- Rezerwujecie pulę pokoi, a goście płacą sami. Wy zajmujecie się tylko tym, żeby pokoje były dostępne w dobrej cenie i blisko sali.
Każdy z tych sposobów jest w porządku, pod warunkiem że goście wiedzą o nim z wyprzedzeniem. Napiszcie to jasno na zaproszeniu albo w informacji dla gości, żeby nikt nie był zaskoczony rachunkiem rano.
Gdzie szukać noclegu
- W obiekcie, w którym jest wesele. Najprostsze rozwiązanie: goście nie potrzebują transportu, a Wy macie jedną umowę. Zapytajcie salę, ile pokoi ma, w jakiej cenie i do kiedy trzeba potwierdzić rezerwację.
- W hotelu albo pensjonacie w pobliżu. Zapytajcie o pulę pokoi dla gości weselnych i o termin, do którego niezarezerwowane pokoje wracają do sprzedaży.
- W apartamentach albo domkach, gdy goście przyjeżdżają większymi grupami, na przykład cała rodzina razem.
Przy wyborze sprawdźcie, jak goście dotrą z sali do noclegu w nocy. Jeśli to kilka kilometrów, warto zamówić transport albo dogadać się z taksówkami.
Jak zebrać od gości informację o noclegu
Pytanie o nocleg najlepiej zadać razem z potwierdzeniem obecności. Dopytajcie:
- czy gość potrzebuje noclegu,
- na ile nocy (sama noc po weselu czy także noc przed),
- ile osób będzie w pokoju i czy z dziećmi.
W formularzu RSVP goście sami zaznaczają, czy potrzebują noclegu, a odpowiedź trafia na listę gości. Od razu widać, ile osób zostaje na noc, a listę z noclegami można przekazać hotelowi.
Lista dla hotelu i dzień wesela
- Wyślijcie obiektowi listę gości z noclegiem: imiona i nazwiska, liczba osób w pokoju, daty pobytu i kto płaci.
- Ustalcie godzinę zameldowania, żeby goście mogli przebrać się przed ceremonią albo zostawić bagaże.
- Wyznaczcie osobę do kontaktu z hotelem w dniu wesela, na przykład świadka albo koordynatora, żeby to nie Wy odbierali telefony.
- Zapytajcie o śniadanie i godzinę wymeldowania, zwłaszcza jeśli następnego dnia są poprawiny.